Membuat Mail Merge dengan Photo di Ms Word 2007

Dalam kesempatan kali ini, saya akan coba menguraikan bagaimana cara membuat Data Kartu Pelajar dengan Mail Merge di Ms Word 2007 dengan Data Source dari Microsoft Excel. Tapi disini kita akan menyisipka gambar photo masing-masing anak sesuai dengan daftar data yang ada. Kelihatannya menarik juga ya.

Ok. Jangan berlama-lama langsung aja mulai buka Ms Word nya. Tentu sembari disimak langkah-langkahnya di bawah ini:

Pertama siapkan dulu daftar data anak di tabel excel dan data gambar photonya dalam format jpeg. Usahakan untuk meletakkan keduanya dalam satu folder (ini setengan wajib aja sih).

1a

1b

Namai data photo sesuai dengan data yang ada di daftar. Disini saya menggunakan identitas nomor induk anak (nis) untuk menamai data photonya.

Kemudian buat desain kartu pelajarnya. Misalnya seperti gambar berikut:

2a

Dalam desain di atas. Inti perhatian kita pada gambar photo. Saya menambahkannya dengan melalui fasilitas Insert Picture yang dimiliki Ms Word. Untuk pola bentuk desain tidak akan saya bahas disini karna saya anggap anda semua sudah sangat paham lah dengan tata letak posisi Ms Word. Isian data yang akan saya tambahkan disini meliputi Nomor induk, nama, jenis kelamin, agama dan alamat. Dan untuk sekedar mengingat boleh disimak kembali postingan saya tempo hari tetang Cara Membuat Mail Merge di Ms Word 2007.

Penting !

Dokumen Ms. Word dan Excel kita harus disimpan dalam format word 97 – 2003, karena fitur IncludePicture yang akan kita gunakan pada Mail Merge gambar ini tidak bisa digunakan di format Ms Word 2007 atau 2010.

Gambar Photo kita letakkan didalam kotak text box. Seperti contoh gambar di bawah ini

3a

Dari tab Insrt > klik Text Box dan pilih Draw Text box. posisikan tempatnya sesuai desain yang dibuat.

Sekarang kita mulai membuat mail merge nya:

Pada tab Mailing, Klik Start Mail Merge dan Pilih Directory

4a

Kemudian Klik Select Recipients. dan pilih Use existing list

14

Cari lokasi dokumen penyimpanan daftar anak tadi pada kotak dialog yang ditampilkan.  Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.

15

Dan pada kotak dialog Select Table, pilih sheet berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers  dicentang. Lalu klik OK.


baca juga : Cara Membuat Mail Merge di Ms Word 2007


Kembali ke desain. Blog text nama lalu pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama. Lakukan hal yang sama untuk field-field berikutnya. Sehingga desain menjadi seperti contoh gambar di bawah ini:

5a

Sekarang untuk gambar photo nya. Klik pada kolom text box yang telah disediakan untuk photo tadi. Lalu dari tab Insert klik  Picture.

6a

Pilih salah satu gambar photo (bisa asal saja dulu). Kemudian klik anak panah kecil pada tombol Insert dan pilih Link to File.

Selanjutnya. Klik pada gambar photo dan tekan tombol keyboard ALT + F9 untuk menampilkan Kode Field nya. Lalu Hapus nama file Foto. Pada contoh ini, kodenya

“INCLUDEPICTURE 0000001094.jpg \* MERGEFORMAT \d”

7b

dan nama file photo nya adalah “0000001094.jpg“. Hapus nama file tersebut dan pastikan posisi kursor masih berada di posisi nama file gambar  yang sudah dihapus tadi. Kemudian pada Menu tab Mailings, klik Insert Merge Field dan pilih nis(yang dijadikan acuan nama file photo).

Tampilannya seperti gambar berikut:

7c

Blok Teks “{MERGE FIELD nis}.jpg”  dan kemudian tekan kembali tombol CTRL + F9 untuk membuat kurung kurawal yang mengapit text tersebut. Kemudian arahkan cursor pada posisi setelah kurung kurawal pembuka, dan ketikkan  IF TRUE  seperti pada contoh gambar dibawah ini. Maksudnya untuk mencegah data error saat data photo tidak ditemukan.

7d

Setelah itu tekan tombol ALT + F9 sekali lagi untuk menyembunyikan kode field nya.

Dan klik Preview Results pada tab Mailings  untuk menampilkan data hasil merge nya. seperti gambar contoh berikut:

7e

Klik Next Record untuk menampilkan data berikutnya.

18

Sampai disini selesai sudah pembuatan Mail merge Kartu Pelajar kita. Untuk mencetak nya silahkan lihat pada postingan saya tentang Cara Membuat Mail Merge di Ms Word 2007

Selamat mencoba. Semoga berhasil. Dan kalau ada yang kurang jelas bisa ditanyakan melalui kolom komentar.

 

 

Berlangganan konten blog ini:

Tinggalkan Komentar

Email anda tidak akan di publikasikan. Lengkapi Data di bawah ini :