Cara Membuat Mail Merge di Ms Word 2007

Mail merge sangat membantu kita untuk membuat sebuah dokumen yang bersifat masal atau banyak dengan format yang sama tapi isi datanya berbeda-beda. Seperti pencetakan sertifikat, label, amplop dll. Dan disini saya contohkan untuk membuat surat undangan. Kita akan mengisikan nama dan alamat yang diundang secara merger. Ini bisa menjadi pilihan anda jika penerima surat undangan tersebut jumlahnya sangat banyak.

Untuk membuat mail merge dibutuhkan 2 dokumen, yaitu:

  • Dokumen Master, dokumen yang akan di cetak. Disini adalah format surat undangan nya
  • Data Source, yaitu dokumen yang isinya data nama-nama yang akan dimasukkan dalam pencetakan surat undangan nya.
    Data sourceini  dapat berupa data tabel mail merger, data tabel di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Pada tutorial ini saya akan menggunakan data source dari tabel Ms Excel. Selain membuatnya lebih cepat mungkin data ini juga yang sudah cukup familier. Dan juga :

  • Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
  • Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengetikan dan sebagainya.
  • Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
    Misalnya dalam membuat surat undangan ini datanya akan diambilkan dari daftar calon peserta seminar, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) yang kita gunakan.

Sekarang mari kita menuju ke langkah-langkah membuat mail merge nya, yaitu :

Tahap 1.  Membuat Data Source

    1. Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Nama.
      12

Tahap 2. Membuat Dokumen Master

    1. Buat dokumen master kita buat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Undangan.
      13

Tahap 3. Membuat Mail Merger

    1. Pada tab Mailings,  grup  Start Mail Merge, klik Step by step Mail Merge wizard.
      11
    2. Setelah itu sekarang kita akan memilih data source nya.
    3. Kembali pada tab Mailings, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
      14
    4. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog yang ditampilkan. Arahkan pencarian ketempat dimana kita adi menyimpan data tebel yang telah kita buat sebelumnya. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
      15
    5. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja(sheet) yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers  dicentang. Kemudian klik OK.
    6. Selanjutnya, kita akan menempatkan data dari tabel pada masing-masing tempatnya di dokumen master. Caranya :
    7. Taruh di kursor di depan tulisan nama dan drag ke kanan sampai ujung kata, kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama. Intinya mengganti teks nama dengan teks format field nama dari data source.
      16
    8. Lakukan hal yang sama pada field Alamat. Maka hasilnya tampilan dokumen master kita akan seperti contoh di bawah ini.
      17
    9. Data source akan ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
    10. Untuk melihat hasil penggabungan datanya, klik tombol PreviewResults  yang ada di group Preview Result
      18
      Dokumen akan ditampilkan per baris data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
    11. Jika masih ada yang ingin diubah, matikan tombol PreviewResults dengan meng klik nya kembali dan lakukan perubahan yang diperlukan.

Tahap 4. Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

  1. Untuk mencetak hasil mail meger, klik tombol Finish & Merge dan pilih salah satu opsi Print Documents yang ada di tabel pilihan nya :
    2
    Ada tiga pilihan opsi disini. Yaitu AllCurent record dan pilihan isian kotak From  dan To untuk memilih opsi pencetakan data mail mergernya.
    4
  2. Untuk menyimpan data hasil kerja lakukan penyimpanan data seperti biasa pada ms Word. Tidak akan saya jelaskan disini karena saya anggap anda pasti sudah paham.

Tambahan Tips:

Dalam lembar kerja mail merger kita bisa mnegatur format nya sebagaimana yang bisa dilakukan di Word. Seperti ketebalan huruf, jenis font, ukuran font dan lain-lain.

Dan jika kita ingin hanya menampilkan sebagian saja dari data yang ada di data source yang ada untuk di mail merger, dapat dilakukan dengan cara :

  1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klikEdit Recipient List.
  2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, hilangkan tanda centang pada kotak di daftar seperti contoh di bawah ini.
    12
  3. Dan jika ada perubahan atau penambahan data baru di Excelnya, jangan lupa buka dialog edit ini dan klik pada nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Agar perubahan data atau data yang baru dapat ditampilkan di daftar.
  4. Selesai

Selamat mencoba dan berkreasi dengan mail merger Word.

Berlangganan konten blog ini:

Tinggalkan Komentar

Email anda tidak akan di publikasikan. Lengkapi Data di bawah ini :